Prozessautomatisierung für KMU – End-to-End, nicht nur Einzelschritte

Task-Automatisierung ersetzt einzelne, isolierte Handgriffe – zum Beispiel das automatische Versenden einer E-Mail nach einem Formularabschluss. Prozessautomatisierung (BPA) geht weiter: Sie verbindet mehrere Systeme, Abteilungen und Entscheidungslogiken zu einem durchgängigen, end-to-end automatisierten Ablauf. Das Ergebnis ist kein einzelner automatisierter Schritt, sondern ein vollständiger, messbarer Geschäftsprozess – von der Auslösung bis zur Dokumentation.

Sie benötigen keine eigene IT-Abteilung oder technisches Vorwissen. Notwendig ist ein klar beschreibbarer Prozess – also ein Ablauf, der sich in Schritte, Bedingungen und Ergebnisse aufteilen lässt. In unserem Analyse-Workshop helfen wir Ihnen dabei, Prozesse so zu strukturieren, dass sie automatisierungsfähig werden. Bestehende Software-Systeme (CRM, ERP, E-Mail) werden dabei berücksichtigt und eingebunden.

Einfache, lineare Prozesse mit 2–3 verknüpften Systemen sind in 3–5 Werktagen live. Mittlere Projekte mit bedingter Logik, Genehmigungsstufen und mehreren Abteilungen dauern typischerweise 1–2 Wochen. Umfangreiche Unternehmensprozesse mit API-Entwicklung und ERP-Integration werden in 3–6 Wochen umgesetzt. In jedem Fall liefern wir nach dem ersten Workshop einen verbindlichen Projektplan.

Einfache Prozessautomatisierungen starten ab ca. 1.500–3.000 €. Komplexere Projekte mit mehreren Systemen, KI-Komponenten und Custom-API-Anbindungen liegen typischerweise zwischen 4.000 und 10.000 €. Der entscheidende Maßstab ist der ROI: Wenn ein Prozess Ihrem Team 20 Stunden pro Woche spart, amortisiert sich selbst eine größere Investition in wenigen Wochen. Wir berechnen diesen ROI vorab kostenlos für Sie.

In der Regel ja. Wir integrieren über offizielle REST-APIs, Webhooks oder SFTP-/Datenbank-Verbindungen. Für Legacy-Systeme ohne API entwickeln wir bei Bedarf Custom-Konnektoren. Systeme wie SAP, DATEV, HubSpot, Salesforce, Lexoffice, Personio und viele weitere haben wir bereits erfolgreich eingebunden. Im Analyse-Workshop klären wir die technische Machbarkeit für Ihre spezifische Systemlandschaft.

Jede Prozessautomatisierung von Astro IT wird mit aktivem Monitoring ausgeliefert. Sie erhalten automatische Fehler-Alerts und eine Dokumentation des gesamten Workflows. Auf Wunsch übernehmen wir den laufenden Betrieb als Managed Service inklusive Updates bei API-Änderungen Ihrer Software-Anbieter. Alternativ schulen wir Ihr Team so, dass Sie kleinere Anpassungen eigenständig vornehmen können.