Können wir DATEV oder andere Buchhaltungssysteme integrieren?

Ja. DATEV-Integration über Schnittstellen ist möglich. Auch Lexoffice, sevDesk und andere deutsche Buchhaltungslösungen werden unterstützt.

Für Dienstleister & Consulting · Branchenlösung

Automatisierung für Dienstleister – Backoffice entlasten

Angebotserstellung, Kunden-Onboarding, Rechnungsstellung und Projekt-Reporting: Wir automatisieren das Backoffice von B2B-Dienstleistern – auf Ihrer bestehenden Infrastruktur, ohne Toolwechsel.

Angebot, Onboarding, Abrechnung automatisiertHubSpot · Lexoffice · DocuSign · HarvestProfessioneller erster Eindruck – ohne Mehraufwand

Kostenlose Dienstleister-Analyse anfragen Use Cases ansehen

Auftragspipeline · Oktober 2026auto

CRM-Pipeline · Automatisierte Touchpoints

Angebot

3 Angebote

Ø 2,4h Erstellung

Onboarding

2 Neukunden

Ø 45 Min Setup

Aktiv

8 Mandate

Alle im Plan

Abrechnung

6 Rechnungen

Am 1. auto

Automation-Touchpoints · automatisch ausgelöst

Angebot versendet

— auto

Willkommens-E-Mail

— auto

Kick-off geplant

— auto

Rechnung versendet

— auto

Ø Onboarding-Zeit: 28 Min

Follow-up: 100 %Manueller Aufwand: minimal

Das Backoffice-Problem

Wofür nutzen Sie Ihre besten Stunden?

Dienstleister verkaufen Zeit und Expertise. Jede Stunde in Angeboten, Onboarding oder Rechnungen ist eine Stunde weniger für das, was Clients wirklich bezahlen.

Angebotserstellung

Jede Anfrage: Vorlage öffnen, Leistungen zusammenstellen, Preise kalkulieren, PDF versenden. Drei Stunden für ein Dokument, das 80 % gleich ist.

Ø 2–3h pro Angebot manuell

Kunden-Onboarding

Vertrag unterschrieben: Zugänge einrichten, Briefing-Dokument erstellen, Kick-off-Meeting koordinieren, CRM befüllen – alles von Hand, jedes Mal.

Ø 3h Onboarding-Aufwand pro Neukunde

Rechnungsstellung & Mahnwesen

Monat für Monat: Zeiteinträge zusammenführen, Leistungsnachweise aufbereiten, Rechnungen erstellen und versenden. Ein Nachmittag für Dokumentenverwaltung.

Ø 5h/Monat nicht in Beratung

Angebots-Follow-up

Angebote die nicht automatisch nachgefasst werden, verlieren sich. Manuelle Follow-ups passieren zu spät oder gar nicht.

Bis 30 % mehr Abschlüsse durch pünktliches Follow-up

Das ist kein Effizienzproblem – es ist ein Strukturproblem. Und Struktur lässt sich automatisieren.

Use Cases

Backoffice-Prozesse die wir für Sie automatisieren

Konkrete Workflows für Dienstleister – keine Versprechen. Jede Automation ist sofort auf Ihre Infrastruktur aufsetzbar.

Angebots-Automatisierung

Anfrage triggert automatisch ein individuell befülltes Angebotsdokument, PDF-Versand an Kunden und CRM-Eintrag. Follow-up nach 3 Tagen automatisch ausgelöst.

Spart ~6h/Woche

Kunden-Onboarding-Pipeline

Vertragsunterschrift startet eine automatische Kaskade: Zugänge einrichten, Welcome-E-Mail versenden, Kick-off-Termin planen, Projektanlage im PM-Tool.

Spart ~3h/Neukunde

Rechnungsstellung & Leistungsnachweis

Zeiteinträge aus Harvest oder Clockify werden automatisch aggregiert, Rechnung in Lexoffice oder sevDesk erstellt, PDF generiert, versendet und bei Nicht-Zahlung gemahnt.

Spart ~5h/Monat

Projektfortschritt-Reporting

Wöchentliche Status-Reports mit Stunden, Meilensteinen und nächsten Schritten werden automatisch aus dem PM-Tool zusammengestellt und an Kunden versendet.

Spart ~4h/Woche

Lead-Nurturing & Terminbuchung

Interessenten im CRM erhalten automatisch passende Case Studies, Follow-up-E-Mails und Calendly-Links – segmentiert nach Branche und Anfragethema.

Spart ~5h/Woche

Feedback & Referenz-Management

Nach Projektabschluss automatisch Feedback-Link senden. Bei positivem Ergebnis: Referenzanfrage und Google-Review-Link. Testimonials systematisch gesammelt.

Spart ~2h/Projekt

Vorher → Nachher

Dienstleister-Alltag – Vorher und nachher

Fünf Prozesse. Gleicher Stack. Vollständig andere Realität.

Prozess

Vorher

Nachher

Angebot erstellen

2–4h manuell pro Angebot

In 15 Min. automatisch generiert & versendet

Kunden-Onboarding

3h koordinieren & einrichten

Vollautomatisch in unter 30 Minuten

Monatliche Abrechnung

5h Rechnungsstellung & Kontrolle

Automatisch am 1. des Monats

Status-Reports

1–2h pro Woche zusammenstellen

Automatisch generiert & versendet

Follow-up nach Angebot

Oft vergessen oder zu spät

Automatisch nach 3 Tagen

Ihr Stack

Mit den Tools, die Dienstleister kennen

Wir bauen auf dem auf, was Sie bereits täglich nutzen.

HubSpot / Pipedrive

CRM für Neugeschäft & Mandantenmanagement

CRM-Trigger für Angebots-Workflows
Mandanten-Segmentierung
Pipeline-basierte Automationen

Ideal für: Dienstleister mit aktivem Neugeschäft-Prozess

Lexoffice / sevDesk

Rechnungsstellung, DATEV-Export, SEPA

Automatische Rechnungserstellung
DATEV-konformer Export
SEPA-Lastschrift-Automation

Ideal für: Dienstleister mit monatlicher Retainer-Abrechnung

DocuSign / eSign

Vertragsunterzeichnung & Dokumentenmanagement

Vertrags-Trigger für Onboarding
Automatische Ablage & Archivierung
Unterschrift-Status-Tracking

Ideal für: Dienstleister mit standardisierten Vertragstypen

Harvest / Clockify

Zeiterfassung → automatische Rechnungserstellung

Zeiteinträge aggregieren & prüfen
Rechnungen aus Stunden generieren
Leistungsnachweise automatisch erstellen

Ideal für: Dienstleister mit stundenbasierter Abrechnung

Zapier / Make

Verbindungsschicht zwischen allen Tools

Bestehende Workflows erweitern
Multi-Tool-Verbindungen
Fehlerbehandlung & Monitoring

Ideal für: Dienstleister die bereits erste Automationen haben

Weitere bekannte Tools

Ihr individueller Stack

DATEV, Calendly, Notion, Asana
Monday, Typeform, Zoom, Teams
Jedes System mit API integrierbar

Ihr Stack nicht dabei? Wir integrieren jedes System mit API.

Kein Toolwechsel. Wir bauen auf dem auf, was Sie bereits nutzen.

Self-hosted Optionen auf deutschen Servern für maximale Datenkontrolle verfügbar.

ROI-Berechnung

Was Backoffice-Automatisierung für Dienstleister bringt

Expertise ist Ihr Produkt. Jede Verwaltungsstunde ist verschenkte Beratungszeit.

Beispielrechnung · Beratungsunternehmen 5 Mitarbeiter

Ø 12 nicht-abrechenbare Stunden/Monat pro Mitarbeiter

Bei €120 Stundensatz€1.440 / Person / Monat verschenkt

Bei 5 Mitarbeitern€7.200/Monat

→ €86.400/Jahr in nicht-abrechenbarer Zeitverschenkt

Automation-Investition: Einmalig. Effekt: Dauerhaft.

−80 %

Angebots-Erstellungszeit

nach Automation

30 Min

Onboarding

statt 3 Stunden

+30 %

Angebotsabschlüsse

durch Auto-Follow-up

~0 h

manuelle Rechnungsstellung

pro Monat

“Unser Onboarding hat sich von 3 Stunden auf 30 Minuten reduziert – und Kunden sagen, es fühlt sich professioneller an als vorher.”

— Partner, IT-Consulting-Unternehmen, Frankfurt

So läuft es ab

Von der Overhead-Analyse zur laufenden Automation

Erste Automation oft innerhalb von 48 Stunden sichtbar

Schritt 01

Backoffice-Analyse

Wir identifizieren systematisch, welche Prozesse wie viel Zeit kosten – mit konkreten Stunden und Euro-Werten pro Mitarbeiter und Prozesstyp.

Schritt 02

Quick-Win-Automation

Der erste Quick-Win – z. B. automatisches Angebots-Follow-up – ist innerhalb von 48h live. Sofortiger Beweis, bevor größere Investitionen folgen.

Schritt 03

Kern-Automationen

Angebotserstellung, Kunden-Onboarding und Rechnungsstellung werden vollständig automatisiert und auf Ihren bestehenden Stack integriert.

Schritt 04

Kontinuierliche Erweiterung

Laufendes Monitoring, neue Use Cases auf Anfrage, und Optimierung bestehender Workflows – Ihr Backoffice skaliert mit Ihrem Wachstum.

Backoffice-Analyse anfragen

Referenz

Praxis & Erstkommunikation

Gesundheitsdienstleister: weniger Verwaltung, mehr Zeit für Patientinnen und Patienten.

Zahnarztpraxis Stephan Voß – Moderne Zahnmedizin in Marl — Zahnarztpraxis Stephan Voß
Branche: Gesundheit
Website besuchen

FAQ

Häufige Fragen zur Dienstleister-Automatisierung

Alles, was Berater, Steuerberater und IT-Dienstleister vor dem Start fragen.

Ja. Gerade kleine Dienstleister profitieren besonders stark, weil jede gesparte Verwaltungsstunde direkt billable time ist. Bei einem Stundensatz von €120 und 12 nicht-abrechenbaren Stunden pro Monat pro Person sind das €1.440/Monat – bei drei Personen €4.320/Monat in verschenkter Kapazität. Der ROI liegt typischerweise unter 2 Monaten, oft noch schneller, wenn Angebotserstellung und Onboarding gleichzeitig automatisiert werden.

Ja. DATEV-Integration über verfügbare Schnittstellen ist möglich. Auch Lexoffice, sevDesk, FastBill und andere deutsche Buchhaltungslösungen werden vollständig unterstützt. Zeiteinträge aus Harvest oder Clockify lassen sich automatisch in Rechnungen überführen, die direkt in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden – DATEV-konform und SEPA-fertig.

Wir implementieren Template-Systeme, die Ihre vorhandenen Vertragsvorlagen verwenden und dynamisch befüllen – pro Mandantentyp, Leistungspaket oder Branche. Keine Standardtexte, keine Kompromisse bei Ihren rechtlichen Formulierungen. Ihre Vorlagen bleiben zu 100 % Ihre Vorlagen – wir automatisieren nur das Befüllen und Versenden.

Alle Workflows haben manuelle Override-Optionen. Einzelne Kunden können gezielt aus bestimmten Automationen ausgenommen werden – ohne den Regelbetrieb zu stören. Sie können pro Kunde und pro Prozess konfigurieren, ob er automatisch oder manuell behandelt wird. Sonderwege sind der Regelfall in der Beratung – das berücksichtigen wir von Anfang an.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert – DSGVO-konform nach deutschem Recht. Für besonders sensible Branchen (Recht, Steuer, Finanzen, Medizin) empfehlen wir self-hosted Lösungen auf deutschen Servern, bei denen Ihre Daten ausschließlich unter Ihrer Kontrolle bleiben und keine Daten US-amerikanische Server berühren.

Weitere Fragen? Direkt anfragen →