Automatisierung für Agenturen – mehr abrechenbare Stunden
Agentur-Overhead entsteht nicht im Projekt – er entsteht drumherum. Reporting, Projekt-Setup, Kunden-Onboarding, Rechnungsstellung: Wir automatisieren genau diese Prozesse auf Ihrer bestehenden Infrastruktur.
Wochenauswertung · 50h total
KW 48Abrechenbar
32,5h
€2.437
Projekte, Beratung, Umsetzung
Nicht abrechenbar
17,5h
€1.312 verschenkt
Admin, Reporting, Setup
Wohin die 17,5h gehen
Was Ihre besten Stunden wirklich kostet
Die versteckten Kosten sitzen nicht im Projektgeschäft – sie sitzen in den Lücken zwischen den Projekten.
Kunden-Reporting
Jeden Monat: Daten aus 5 Quellen zusammenkopieren, für jeden Kunden einzeln aufbereiten, als PDF exportieren.
Ø 6h/Monat nicht abrechenbarProjekt-Setup
Neues Projekt: Ordner, Slack-Channel, Notion-Seite, PM-Task, Briefing-Dok – alles manuell, jedes Mal von vorne.
Ø 1h/Projekt nicht abrechenbarRechnungsstellung
Monatsende: Zeiteinträge prüfen, Rechnungen erstellen, versenden, mahnen, nachfassen.
Ø 4h/Monat nicht abrechenbarAnfragen-Qualifizierung
Jede Projektanfrage wird manuell bewertet, weitergeleitet und mit einem ersten Brief beantwortet.
Ø 3h/Woche nicht abrechenbarDiese Zeit ist nicht weg. Sie ist systematisch eingespart – mit Automationen, die auf Ihrer bestehenden Infrastruktur aufbauen. Kein Toolwechsel, kein Onboarding-Aufwand.
Agentur-Prozesse die wir für Sie automatisieren
Konkrete Workflows – keine Versprechen. Jede Automation ist sofort auf Ihre Agentur-Infrastruktur aufsetzbar.
Kunden-Reporting
Daten aus Google Analytics, Meta Ads und LinkedIn werden automatisch aggregiert, aufbereitet und als Report versendet.
Spart ~8h/MonatProjekt-Setup-Automation
Neues Projekt im CRM → Ordnerstruktur, Slack-Channel, Notion-Seite und PM-Aufgaben werden automatisch angelegt.
Spart ~1h/ProjektKunden-Onboarding-Workflow
Vertrag unterschrieben → Welcome-E-Mail, Zugänge, Onboarding-Dokument und Kick-off-Einladung automatisch versendet.
Spart ~2h/KundeZeiterfassung & Rechnungsstellung
Zeiteinträge aus Harvest oder Clockify werden aggregiert, Rechnungen automatisch generiert und am 1. des Monats versendet.
Spart ~4h/MonatAnfragen-Qualifizierung & Routing
Eingehende Projektanfragen werden automatisch bewertet, mit Budget-Info angereichert und an den richtigen Account Manager weitergeleitet.
Spart ~3h/WocheContent-Pipeline für eigene Kanäle
Neue Blogartikel werden automatisch für LinkedIn und Newsletter aufbereitet – KI-gestützte Textvarianten inklusive.
Spart ~5h/WocheAgentur-Alltag – Vorher und nachher
Fünf Prozesse. Gleiche Infrastruktur. Komplett andere Realität.
Ihren Agentur-Stack, den Sie kennen
Wir bauen auf dem auf, was Sie bereits täglich nutzen.
HubSpot CRM
CRM & Sales Pipeline
- Deal-Trigger für Automationen
- Kontakt-Anreicherung
- Reporting-Integration
Ideal für: Agenturen mit aktivem Sales-Prozess
Notion / Confluence
Wissensdatenbank & Docs
- Automatische Seitenerstellung
- Briefing-Vorlagen befüllen
- Projekt-Dokumentation
Ideal für: Agenturen mit dokumentenintensiven Prozessen
Asana / Monday
Projektmanagement
- Aufgaben-Erstellung aus Triggers
- Status-basierte Automationen
- Team-Benachrichtigungen
Ideal für: Agenturen mit vielen parallelen Projekten
Harvest / Clockify
Zeiterfassung & Billing
- Zeiteinträge aggregieren
- Rechnungen automatisieren
- Überstunden-Alerts
Ideal für: Agenturen mit Stunden-basierter Abrechnung
Zapier / Make
Workflow-Automatisierung
- Bestehende Zaps erweitern
- Multi-Step-Workflows
- Fallback & Error-Handling
Ideal für: Agenturen die bereits erste Automationen haben
Weitere bekannte Tools
Ihr individueller Stack
- Slack, Teams, Google Workspace
- Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM
- Lexoffice, DATEV, sevDesk & mehr
Ihr Stack nicht dabei? Kein Problem – wir integrieren jedes Tool mit API.
Kein Toolwechsel. Wir verbinden, was Sie haben.
Auch n8n als self-hosted Option für vollständige Datenkontrolle verfügbar.
Was automatisierbare Stunden wirklich wert sind
Keine abstrakten Versprechen – echte Zahlen.
Beispielrechnung · Agentur 10 Mitarbeiter
Automation-Investition: Einmalig. Effizienzgewinn: Dauerhaft.
Ø 15h
Zeitersparnis
pro Mitarbeiter/Monat
+40 %
Kundenzufriedenheit
durch schnelleres Onboarding
−80 %
Reporting-Zeit
nach Automation
2 Min
Onboarding
statt halber Tag
“Wir haben unser monatliches Reporting von 20 Stunden auf unter 2 Stunden reduziert. Die Qualität ist sogar besser geworden, weil keine Fehler beim Kopieren mehr passieren.”
— Geschäftsführer, Digital-Marketing-Agentur, Hamburg
Von der Overhead-Analyse zur laufenden Automation
Overhead-Analyse
Wir identifizieren systematisch, wo Ihr Team die meiste nicht-abrechenbare Zeit verliert – mit konkreten Stunden und Euro-Werten.
Quick-Win-Automation
Die eine Automation mit dem größten sofortigen ROI wird innerhalb von 48h live geschaltet – sichtbarer Beweis, bevor größere Investitionen folgen.
Kern-Automationen
Reporting, Kunden-Onboarding und Billing werden vollständig automatisiert und auf Ihren bestehenden Stack integriert.
Kontinuierliche Erweiterung
Laufendes Monitoring, neue Use Cases auf Anfrage, und Optimierung bestehender Workflows – Sie wachsen, die Automationen wachsen mit.
Häufige Fragen zur Agentur-Automatisierung
Alles, was Agentur-Inhaber und Ops-Leads vor dem Start fragen.
Ab etwa 5 Mitarbeitern und regelmäßigen, wiederkehrenden Prozessen lohnt sich Automatisierung. Bei einer Agentur mit 10 Mitarbeitern, die je 15 nicht-abrechenbare Stunden pro Monat verlieren, summiert sich das auf über €135.000/Jahr in verschenkter Kapazität. Die meisten Agentur-Automationen amortisieren sich innerhalb von 4–8 Wochen – oft noch früher, wenn Reporting und Onboarding gleichzeitig automatisiert werden.
Ja, das ist unser Ansatz. Wir integrieren Ihre bestehenden Tools – ob HubSpot, Notion, Asana, Monday, Harvest, Clockify oder eigene Systeme. Kein Toolwechsel, kein Migrations-Aufwand. Wir bauen Automationen auf dem Stack auf, den Sie und Ihr Team bereits kennen und täglich nutzen.
Alle Automationen werden DSGVO-konform implementiert. Kundendaten werden verschlüsselt übertragen und verlassen nie ungesichert das System. Auf Wunsch setzen wir auf self-hosted Lösungen (n8n auf Ihrem Server oder deutschem Hosting), bei denen Ihre Daten ausschließlich unter Ihrer Kontrolle bleiben – ohne US-Server oder Drittanbieter-Cloud.
Ja. Alle Workflows enthalten konfigurierbare Ausnahme-Regeln. Kunden mit besonderen Anforderungen, laufenden Verhandlungen oder manuell betreuten Verträgen können jederzeit von einzelnen oder allen Automationen ausgeschlossen werden – ohne den Rest des Workflows zu beeinflussen.
Der erste Quick-Win – typischerweise ein automatisierter Reporting-Export oder ein Projekt-Setup-Trigger – ist innerhalb von 48 Stunden live. Kern-Automationen (Reporting, Onboarding, Billing vollständig integriert) sind in 1–2 Wochen betriebsbereit. Wir beginnen immer mit dem Use Case, der Ihnen sofort die meiste Zeit zurückgibt.
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LeistungKampagnen, Content-Workflows und Social Media automatisieren.
Lead Automatisierung
LeistungAgentur-Anfragen automatisch qualifizieren und routen.
E-Mail Workflow Automatisierung
LeistungKunden-E-Mails automatisch verarbeiten und weiterleiten.
CRM Automatisierung
LeistungHubSpot und andere CRMs mit Agentur-Prozessen verbinden.
Workflow Automatisierung
LeistungKomplexe Multi-Tool-Workflows für Agenturen aufbauen.
Bereit, Stunden pro Woche zurückzugewinnen?
In einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch zeigen wir Ihnen genau, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisierbar sind.
Keine Verpflichtung · Antwort innerhalb 24h · DSGVO-konform · Made in Germany